2017/04/27

おすすめ名刺管理ソフトはこれ1本で決まり!

 

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日常生活は書くという行為と切っても切り離されない関係があるからだろうか。

文房具に対する関心、いや愛着を誰もが持っているのではないかと思います。

文房具って

 

私も、ロフトとか有隣堂で何を探すともなく、いろいろ見て廻るのが大好きです。

 

パソコン、スマホなどの劇的な普及により、文房具の世界にもデジタル化の動きが加速化されています 。

様々な製品が発表されていますが、我々にとって真に使い勝手のよい、いわゆる”しっくり”とくる 製品がどの位あるのでしょうか?

 

肌で感じる感覚、そう”ぬくもり感”、”安心感”などへの評価・愛着には強いものがあります。

デジ タル化された商品が真の評価を得るには、アナログではなし得なかった強い利便性がなければならない と考えます。

単に興味本位、デジタル化への安易な取り組みでは、真のデジタル文具は生まれないと思います。

 

そしてデジタル化が進んでも、紙ベースの資料がなくなることはあり得ない、そしてデジタルはデジタ ルの、紙ベースの文具は紙ベースでの役割があると思います。

 

名刺管理ソフト

今回は、名刺の管理について「どうしたら使い勝手がよくなるか?」という観点で記事にしました。

ネットで名刺管理について検索すると”・・・名刺管理お勧め〇〇選 まとめ・・・”などのようないわゆるまとめ記事が上位にきたりします。

 

わたしは、むしろ自分が評価し自分の視点で”私がお勧めする名刺管理ソフトはこれだ!・・”のほうが、読者の方には利便性が高いのではと思います。

〇〇選はよい点もありますが、それぞれの長短・短所は分かった・・。

でも選ぶのはどれがよいかを読者に選択させることになり、読者さんにある種の負担を強いることになるのではと考えます。

従いまして、私見にはなりますがあくまで利用者の立場で、何が一番使い勝手がよく効率的かを踏まえて、これだ!というものを記事にして、今回おすすめします!

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まず物理的な名刺管理は

名刺をデジタル化するにしても、まずは現物の名刺をどのように整理するか?、いきなりデジタル化する 前に考える必要があると思います。

やはり、アナログ的な管理(従来の名刺ホルダーでの管理)が使いやすいとの声も多く存在します。

 

「名刺ブックα」+「名刺フ ァイルα」

まずは、そうした声に応えて、最大1200枚もの名刺を保存、管理できる「名刺ブックα」+「名刺フ ァイルα」を紹介します。

 

ファイルを足して収納する枚数を増やしていけるようなファイルinファイル型で背の厚さが変えられる などアナログ管理がしやすいようになっています。

また中に差し込みブック型の追加式名刺ファイルの 色も各色あり、分類管理するには都合がよいように設計されています。

「名刺ブックα」+「名刺ファイルα」は事務用品メーカーで有名なコクヨの製品です。

名刺ファイルα1個に付き200名収納可能で最大6個の名刺ファイルを収納でき、それぞれの名刺フ ァイルを色別(最大6色)で管理できる点でも優れています。

 

実際に使用してみると、名刺ファイルを収納する名刺ブックαの背の厚さが収納量に応じて変えられる ファイルinブック型のスマートさを感じることが出来ます。

私も、今までに貯めてあった名刺を、この際名刺ブックαに収納・整理しました。

物理的な管理はこの方式で満足しています。

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名刺情報のデジタル化

しかし、大量な名刺を社外に持ち歩くことは出来ないので、何とかデジタル化してスマホに保存し、会 社名、氏名、部署などで、すぐに検索できるようにしたいと考えました。

名刺CamiApp

画像引用:KOKUYO Co.,Ltd

そこで、名刺ブックαの製造メーカーであるコクヨが無料提供している名刺読み取り専用のアプリ「名刺CamiApp」(無料:iOS、アンドロイド双方に対応)」を試してみました。

名刺ブックαに付属しているアプリ専用の読み取りシートにセットした名刺を、最大8枚同時にデータ として取り込むことが出来ますと書かれています。

早速試してみました。

「名刺CamiApp」を使用した感想は、スマホで一度に8枚取り込もうとした場合は、なぜか4枚が1枚とし て認識されてしまうなど不都合な点ががありました。明るさなどについても、何回か試行錯誤的に試し て慣れる必要があります。

一度に読み取る枚数を少なくしても、慣れが必要だなと感じました。

 

読み込むのに、正しく読み取ることが出来たかをチェックし、駄目な場合は再度読み込むなど、煩わし い点にストレスを感じ、「これは使えない」と判断せざるを得ません。

 

名刺ブックα、名刺ファイルα自体が非常に使い勝手のよい製品なので残念です。

ということで、他にデジタル化するアプリをいろいろ試してみました。

名刺管理について、デジタル化の様々なアプリケーションが発表されてきましたが、評価の高いものは絞られます。

そこで、今回私がいろいろ試した中で 手軽にスマホなどで名刺の管理が出来、文字での自由検索も可能なオススメのアプリを紹介します。

名刺管理ソフト「CamCard」は最高!

画像引用:INTSIG®

そのアプリは「CamCard」です。このアプリは、MS ofiiceの代替ソフトとして有名な「Kingsoft」社が提供 しています。

参考までにCamCard(無料版)は、全世界で500万人以上が利用しており、AppStore2011、2012年度続けてビジネスアプリランキングNo.1の大人気アプリです。

名刺管理アプリ「CAMCARD」が、2015年7月9日から名刺登録枚数の無制限提供を開始しました。

OCR認識率

素晴らしいのは、OCR認識率の高さと、使い勝手の良さ・利用者の目線に沿った様々な機能です。

名刺を1枚ずつ”バシャ””バシャ”と撮影していくだけです。

明るさなど撮影環境を気にすることもなく、斜めに撮ってしまっても、自動補正できれいに保存してくれます。

その上OCR技術により氏名、会社名、住所、連絡先など自動で解析し名刺データとして保存してくれます。

そのときの文字としての読み取り精度も他のアプリと比較して優れています。

 

複数枚を一度に撮影して取り込むことは出来ませんが、1枚ずつ登録しても、気軽に撮っていくのでストレスもかからずにあっという間に数十枚の登録を終えることが出来ます。

【一口メモ】:OCR技術って?
OCR(光学的文字認識)とは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

では、なぜ文字コードに変換する必要があるのでしょうか?
パソコン、スマホなどに取り込んだ文書中の文字はイメージ情報(写真などの単なる画像情報)として蓄積されています。

従って文字もイメージも同じですね。これでは必要な情報を文字検索できません。

そこで、蓄積されたイメージ情報から、パソコンで検索できるようデジタルの文字コードに変換し検索できるようにします。

新聞・雑誌の多くは、単に文字が同じ並び方で並んでいるのではなく、段組みやコラムがあります。

表や図があり、標題など様々なパターンがあるので、画像と文字領域を分離し、それらの文字の「かたまり」がどのように配置されているかを解析し、自動的に文字認識する必要があります。

レイアウト解析で検出した文字領域の「かたまり」を、1行1行に分解し、さらに1文字ずつに分解する処理が必要です。

分解された文字を認識する処理を行うのですが、まず文字を一定の大きさに拡大/縮小し、その文字が持つ特徴(たて、よこ、斜めのどのような線で構成されているか)を見つけます。

見つけた特徴に合致する文字を探して、候補とし最後に、前後の文字列の候補と、日本語の単語情報と照合するなどして、最終的に決定します。

イメージとして保存された文字を正確に文字コードとして認識させるのは、このような難しいソフトウエア技術が必要です。

近年、パソコンの普及によりOCR技術も大幅にアップしてきました。

もちろん、名刺は様々な形式でデザインされていますので、中には正しく文字解析されないものが出てきます。

そこで、登録した名刺のチェック、修正作業がいかに手軽に出来るかが大きなポイントになります。

「CamCard」はその点でも大変優れています。

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使い勝手が非常によいその1

名刺をカメラ機能で読み込むと瞬時に、名刺として必要な管理情報(会社名、所属部署、氏名、電話番号、メールアドレスなど)と、名刺のイメージ情報が表示されます。

まずは、スマホで最低限必要な項目データをチェックして修正します。

データのチェックを行い、必要あれば修正を行うのが手軽です。

 

私の場合、名刺を探し出すときは、会社名、氏名などで検索することが大半なので登録時にチェックするのはこの2項目だけです。

また、検索して表示された画面から直接電話が掛けられる便利な機能があるので、電話番号の確認もしておいた方が良いでしょう。

今回、30枚の名刺を登録してみました。チェック、修正までに要した時間は約15分程度です。

クラウド(クラウドコンピューテイング)型名刺管理ソフト

 

では「CamCard」ソフトで読み込んだ解析されたデータはどこに保存されるのでしょうか?

「CamCard」ソフトを提供している「Kingsoft」社が用意した、クラウド上のサーバーに保管されていますので、自分のパソコンなどが破損していても、名刺データはしっかりと保存されていますので安心です。

一口メモ:クラウド(クラウドコンピューテイング)とは

是近では、クラウドコンピューテイングを略して「クラウド」と呼ぶことが多い。

データを自分のパソコンや携帯電話ではなく、インタ一ネッ卜上に保存する使い方、サ一ビスのこと。

自宅、会社、ネットカフェ、字校、図害館、外出先など、さまざまな環境のパソコンや携帯電話(主にスマ一卜フォン)からでもデータを閲覧、編集、アップ□—ドすることができる。

人とデータを共有するグループウェアのような使い方もある。

 

使い勝手が非常によいその2

しかも、自分のPCにエクセルデータとしてダウンロードが出来る点もよいです。

また、「CamCard」ソフトは、クラウド上に保存され、保存されたデータを手軽に管理(修正、検索など)出来る専用のアプリがPCで提供されています。

私は、名刺登録をスマホで行った際に、、すでに述べたように会社名、氏名の2項目のみをチェックして必要に応じて修正します。

そして、このPC機能を使って、後でゆっくりと電話番号、メールアドレス、住所などをチェックします。

 

このようにすれば、ほとんどストレスなく気軽に使うことが出来るので使い勝手上、大変優れていると感じます。

スマホで大量の名刺を持ち歩き必要に応じて、サクットフリーワードで検索し、探し出した相手にすぐ電話を掛けるという一連の動作がストレスなく手軽に出来ることが素晴らしいと思います。

フリーワードで検索した際に、まず名刺そのものが表示されます。詳細項目が必要なときは、そのイメージ情報をチェックすればよいので、まるで大量な名刺そのものを持ち歩いているのと同じです。

このようにオリジナルの名刺そのものも、はっきりとしたイメージデータとして保存されているので、必要に応じ住所など名刺に記載されている情報も同時に確認できます。

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名刺管理ソフト「CamCard」の機能

画像引用:INTSIG®

次に、「CamCard」アプリの機能を見ていきましょう。

高精度の読取

 

スマホで名刺を撮影するだけで、情報が自動的に連絡先として保存されます。
手入力が不要で効率が上がり、あなたの時間を節約します。

迅速な名刺交換

 

事前に自分の名前の名刺情報を登録し、相手と電子名刺を交換しましょう。
会議でも、展示会でも、商談でも、もう紙製の名刺なんて要りません。

スマートな管理

 

名刺の検索も並び替えも簡単。更に、画像・テキストなどで、名刺の追加情報や相手とのやり取り履歴も添付できます。

リマインダー設定・タグ追加ももちろん可能。

いつでも、どこでも場所・時間問わず、スマホ・タブレット・PC・WEBから、お持ちの名刺をクラウドから閲覧・他人と共有することができます。

 

名刺管理ソフト「CamCard」の操作

では、具体的に操作面を見ていきましょう。

まず、「CamCard」をダウンロードします。

アンドロイド版はGoogleplayから「CamCard」(無料版)、マック版はAppstoreから「CamCard HD」(無料版)をダウンロードします。

 

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これで準備はすべて整いました。いよいよ名刺を撮影して登録です!

このOCR解析が瞬時に行われる点と、解析の精度が非常によい点がこの「CamCard」の評価ポイントです!

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いかがでしたか。

一連の流れをイメージできたのではないでしょうか。

クラウドにより管理できる名刺管理ソフトはたくさん発表されています。

私は、数ある中からこの「CarCard」ソフトを自信を持っておすすめします!

今後この市場は更に増加して大きな市場を形成していきます。

TV CMでも盛んに紹介されている名刺管理の大手のsansan等では

ユニークなクラウド型システムを発表していますので、機会があれば記事に取り上げます。

まとめ

いかがでしたか。

今回、私自身が今までに多量に貯まってしまった名刺をどうしたらよいか?

そうした困惑した状況で解決方法を試行して実際にいろいろ試した結果、自信を持ってお勧めできる「CamCard」ソフトを記事にまとめました。

スマホ1台のなかに膨大な名刺を所持し、
・フリーワードで自由に検索でき
・名刺情報すべてをイメージでも確認でき、すぐに電話・メールもできる!
気軽にスピーディに名刺をスマホ登録できる全体のバランス感のとれた素晴らしい仕組みです。

一度使用したら絶対に手放せないこと保証します!是非お試しあれ。

 

 

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